Zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens is ook voor de Natuurkundeolympiade belangrijk. Daarom leggen we graag zo helder en kort mogelijk uit welke gegevens we voor de verschillende wedstrijdronden van docenten en leerlingen verzamelen, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we hier verder mee omgaan. We voldoen hierbij aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens die op 25 mei 2018 actief werd. De Stichting Natuurkunde Olympiade Nederland is verantwoordelijk voor de verwerking en kan hierover altijd worden benaderd via a.h.mooldijk@uu.nl.

Algemene richtlijnen
De volgende richtlijnen gelden in alle gevallen:

• Er worden alleen gegevens verzameld die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wedstrijdactiviteiten (een zogenaamd “gerechtvaardigd belang”), of waarvoor expliciete toestemming is gegeven;
• Verzamelde gegevens worden nooit zonder toestemming openbaar gemaakt, of doorgegeven aan andere partijen;
• Gegevens worden alleen bewaard zolang ze nodig zijn en worden na gebruik zorgvuldig verwijderd, met uitzondering van gegevens ten behoeve van statistieken;
• Digitale gegevens zijn goed beveiligd: onze website gebruikt als het nodig is een versleutelde verbinding (SSL) en online databanken zijn goed afgeschermd;
• De toegang tot verzamelde gegevens is in de basis beperkt tot de bestuursleden van de stichting.

Van online opgeslagen data worden offline reservekopieën bewaard en daarnaast worden automatisch online reservekopieën gemaakt door onze webhost.

Voor docenten

Als docent bent u ons belangrijkste aanspreekpunt voor de wedstrijd. We hebben daarom een naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer van u nodig. Hiermee kunnen wij u vermelden in de uitslag (naam), u uitnodigen voor deelname en u de toets en uitslag opsturen (e-mail), met spoed contact opnemen als er bijvoorbeeld resultaten missen (telefoon), of studiemateriaal voor de leerlingen toesturen wanneer dit noodzakelijk is (postadres). U mag ook een postadres van school opgeven.
Uw telefoonnummer en postadres zullen na twee jaar zonder deelname worden verwijderd. Het e-mailadres verwijderen wij na vijf jaar zonder deelname (of wanneer u hier eerder om vraagt), zodat wij u in de tussentijd nog kunnen benaderen voor hernieuwde deelname. Uw naam en schoolnaam blijven aanwezig in de uitslagen, die als zodanig voor onbepaalde tijd bewaard
blijven voor statistische doeleinden. Wanneer u bovengenoemde gegevens niet wilt verstrekken, is het niet mogelijk om deel te nemen aan de wedstrijd.
Bij registratie kunnen wij u verder om toestemming vragen of wij u incidenteel mogen benaderen met berichten van onze sponsoren, specifiek bestemd voor de doelgroep van olympiade-docenten. Deze toestemming kan op ieder moment weer worden ingetrokken.

Voor leerlingen

Voorronde

Als leerling ben je deelnemer aan de wedstrijd, dus moeten we weten wie je bent. Op de eerste ronde geef  je daarom je naam, e-mail, leerjaar, schoolsoort op en je geslacht. Je docent geeft je op op de wedstrijdsite, waarmee we je school en docent ook weten. Naam en e-mail hebben we nodig om je eventueel uit te nodigen voor de tweede ronde en studiemateriaal toe te sturen, als je die haalt. Zonder die gegevens kunnen we je niet uitnodigen voor de tweede ronde. Mogelijk gebruiken we de e-mailadressen in de aanvang naar de tweede ronde ook om kennisgevingen van onze sponsors door te geven, we delen de e-mailadressen niet met de sponsors. De andere gegevens gebruiken we met de gegeven antwoorden voor statistische doeleinden en onderzoek en bewaren we geanonimiseerd (zonder school, schooladres, docent, naam en e-mail).Van leerlingen die door zijn naar de tweede ronde, de eindronde en de internationale natuurkunde olympiade kunnen we de namen, school en woonplaats op onze website zetten.

Tweede ronde & finale

Vanaf de tweede ronde willen we graag direct contact met je en daarvoor vragen we je om je te registreren als je mee wilt doen. We vragen hierbij opnieuw om een e-mailadres, een telefoonnummer en telefoonnummer in geval van nood (bijv. in verband met de uitslag, of wanneer er op locatie iets mis gaat en we je ouders/verzorgers willen bereiken), en je dieetwensen om geschikte catering te regelen. Na de tweede ronde verwijderen we deze gegevens weer.

Finale

Na de toets van de tweede ronde vragen we je om aanvullende gegevens   als je de finale bereikt. Het gaat bijvoorbeeld om een postadres voor het opsturen van studiemateriaal of een programmaboekje, een t-shirtmaat en een bevestiging dat je jonger bent dan 20 jaar en je geeft dan aan dat je, als je tot de 5 winnaars behoort, mee gaat naar de Internationale Olympiade (IPhO)
Van sommige van bovenstaande gegevens zal het nodig zij dat wij deze delen met de gastheer van de finale. We informeren je tijdig over de details van deze afspraken.
Bovenstaande gegevens worden door ons bewaard tot hooguit het einde van het schooljaar. Hierna worden ze verwijderd, met uitzondering van de namen en e-mailadressen van de 20 finalisten. Deze worden voor onbepaalde tijd bewaard voor alumnidoeleinden.

Internationaal

Wij regelen voor jou alle zaken voor deelname aan de internationale olympiade, inclusief het boeken van de reis, een eventuele visumaanvraag, het verblijf en de wedstrijdregistratie. Als je mee mag vragen we daarom om aanvullende identificatiegegevens (paspoort of identiteitskaart), eventuele relevante verzekeringsinformatie en andere informatie die
noodzakelijk is voor de registratie. Deze gegevens worden logischerwijs ook gedeeld met de betreffende instanties.
Bovengenoemde gegevens worden na afloop van de internationale wedstrijd verwijderd.
Let op dat de internationale olympiade buiten de EU kan plaatsvinden. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie in het gastland om te zorgen voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens die wij aanleveren.

Met wie delen we gegevens?

Onze online wedstrijdomgeving wordt gehost door een IT-bedrijf, waar de beveiliging goed geregeld is. De gegevens van eersterondedeelnemers worden verder met niemand gedeeld.

De gegevens van tweederondedeelnemers worden doorgegeven aan de universiteiten die de tweede ronde organiseren. We sturen de universiteiten alleen gegevens van de deelnemers die op die universiteit ingedeeld zijn. De universiteiten gebruiken de gegevens alleen voor het organiseren van de tweede ronde.

Hetzelfde geldt voor de gegevens van finaledeelnemers, ten behoeve van het organiseren van de finaletraining op de universiteiten.

Van de 20 deelnemers aan de finale kunnen naam, klas, woonplaats, school en score op de website en op  onze facebookpagina gepubliceerd worden. Dezelfde gegevens komen in een persbericht dat naar landelijke en regionale pers wordt gestuurd. Om de pers de mogelijkheid te geven contact met de vijf prijswinnaars op te nemen, ontvangen zij bovendien ook het adres en het telefoonnummer, met daarbij expliciet dat dit niet voor publicatie is. Ook geven we aan accommodaties waar we met de finalisten verblijven, door: naam, geslacht, geboortedatum en dieetwensen.

Van de vijf leerlingen die naar een internationale wedstrijd gaan, geven we aan reisorganisaties (zoals KLM) noodzakelijke gegevens door om tickets te kunnen boeken. Aan de instelling die de wedstrijd organiseert, geven we alle gegevens door die nodig zijn voor de registratie van de deelnemers en het verblijf in het buitenland. Dit kan gaan om een instelling in een land buiten de EU. De organisaties achter de internationale wedstrijden dragen zorg voor het correct verwerken van de persoonsgegevens. Verder kunnen naam, klas, woonplaats, school en score op de website en op onze facebookpagina gepubliceerd worden.

Foto’s

We maken en publiceren foto’s van de tweede ronde op de website. We publiceren foto’s van de finale die tijdens de finale en de prijsuitreiking gemaakt worden. We vragen finalisten vooraf om toestemming hiervoor.

Van leerlingen die naar een internationale wedstrijd gaan, geven we foto’s door aan de instelling die de wedstrijd organiseert en aan de pers. Ook publiceren we foto’s van deze leerlingen op de website.

Worden je gegevens weer gewist?

Van alle deelnemers bewaren we provincie, schoolsoort, leerjaar, geslacht en score, dit met het oog op statistische doeleinden.

Je kunt op elk moment opvragen welke gegevens wij over jou bewaard hebben. Als je jouw gegevens gewist wilt hebben, dan kan dat op elk moment. (Tijdens het wedstrijdjaar betekent dat wel dat je niet meer aan de wedstrijd kunt deelnemen.) Neem hiervoor contact op met j.e.van.der.laan@rug.nl.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Inwerkingtreding

Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 17 maart 2019.